○駿遠学園管理組合公印規則
令和5年9月30日
規則第9号
駿遠学園管理組合公印規則(昭和47年駿遠学園管理組合規則第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規則は、別に定めがあるものを除くほか、駿遠学園管理組合における公印、保管、使用等に関し必要な事項を定めるものとする。
(公印の管守者及び名称等)
第3条 公印の保管及び取扱いの責任者として、各公印の管守者(以下「公印管守者」という。)を置く。
2 公印の名称、形状、寸法、書体、使用区分、管守者及び個数は、別表第1に定めるところによる。
3 公印のひな型は、別表第2に定めるところによる。
(公印取扱者)
第4条 公印管守者は、公印の保管、使用その他関係事務を処理させるため公印取扱者を置くことができる。
2 公印取扱者には、特別な事情がない限り、庶務担当係長を充てなければならない。
(公印の管守)
第5条 公印管守者は、公印を堅固な容器に保管し、勤務時間外にあっては、当該容器を金庫等に格納しておかなければならない。
2 公印は、公印管守者の承認を受けた場合のほか、保管場所以外に持ち出してはならない。
(公印の調製等)
第6条 公印管守者は、公印を調製し、改刻し、又は廃止しようとするときは、その理由、用途及び印影のひな型を記載し、事務長及び園長を経て、管理者の決裁を受けなければならない。
2 公印管守者は、公印を調製し、又は改刻したときは、速やかに、公印台帳を作成し、事務長に提出しなければならない。
3 公印管守者は、公印を廃止したときは、速やかに、公印廃止届(様式第2号)を事務長に提出しなければならない。
(公印台帳)
第7条 事務長は、前条第2項の公印台帳を整理し、保管して、公印の現況を常に明らかにしておかなければならない。
(文書管理システムへの登録)
第8条 別表第1の表1の項及び7の項に掲げる公印は、名称並びに公印管守者及び公印取扱者を文書管理システム(電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理事務を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)に登録しなければならない。
(公印の保存及び廃棄)
第9条 廃止したため不用となった公印は、事務長に引き継がなければならない。
2 事務長は、前項の規定により公印の引継ぎを受けたときは、当該公印を廃止した日から起算して3年間保存し、保存期間を経過した公印は、裁判又は焼却の方法によりこれを廃棄しなければならない。
(1) 電子決裁(決裁権者が、文書管理システム上の電磁的記録により、その権限に属する事務について意思決定を行うことをいう。以下同じ。)を受けた文書 次に掲げる公印の区分に応じ、それぞれに定める方法
ア 文書管理システムに登録された公印 文書管理システムで公印の使用を申請し、押印する文書を公印管守者又は公印取扱者に提示する方法
イ その他の公印 押印する文書を公印管守者又は公印取扱者に提示する方法
(2) 前号に掲げる文書以外の文書 押印する文書に決裁文書を添えて、公印管守者又は公印取扱者に提示する方法
2 公印管守者又は公印取扱者は、前項第1号に規定する方法により審査をするときは、押印する文書に係る電子決裁を受けた文書を確認するものとする。
(公印の事前押印)
第11条 証票、賞状等(以下「証票等」という。)で公印を事前に押印することが適当と認められるものについては、公印管守者の承認を受けて事前に押印することができる。
2 前項の規定により事前に押印した証票等については、保管及び使用状況を常に明らかにしておかなければならない。
(公印の印影の刷込み)
第12条 証票等で特に必要があると認められるものについては、公印管守者の承認を受けて公印の印影を刷り込むことができる。この場合において、証票等の大きさその他の理由により別表第1に定める寸法により難いときは、これによらないで使用することができる。
2 前項の規定により公印の印影を刷り込んだ証票等については、保管及び使用状況を明らかにしておかなければならない。
(事故の届出)
第13条 公印管守者は、公印について紛失若しくは盗難等の事故又は不正な使用があったときは、その旨を直ちに管理者に報告するとともに、公印事故届(様式第3号)を事務長に提出しなければならない。
(公印保管状況の調査)
第14条 事務長は、公印の保管、使用状況等について随時調査することができる。
(その他)
第15条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、令和5年10月1日から施行する。
別表第1(第3条、第8条、第12条関係)
番号 | 名称 | 形状 別掲 | 寸法ミリメートル | 書体 | 使用区分 | 管守者 | 個数 |
1 | 管理者印 | 1 | 方 21 | てん書 | 管理者名をもってする文書 | 総務課長 | 1 |
2 | 管理者職務代理者印 | 2 | 方 21 | てん書 | 管理者職務代理者名をもってする文書 | 総務課長 | 1 |
3 | 管理者職務執行者印 | 3 | 方 21 | てん書 | 管理者職務執行者名をもってする文書 | 総務課長 | 1 |
4 | 会計管理者印 | 4 | 方 21 | てん書 | 会計管理者名をもってする文書 | 島田市 会計課長 | 1 |
5 | 会計管理者事務代理者印 | 5 | 方 21 | てん書 | 会計管理者事務代理者名をもってする文書 | 島田市 会計課長 | 1 |
6 | 議長印 | 6 | 方 21 | てん書 | 議長名をもってする文書 | 総務課長 | 1 |
7 | 園長印 | 7 | 方 18 | てん書 | 園長名をもってする文書 | 総務課長 | 1 |
別表第2(第3条関係)
1 | 2 | 3 | 4 |
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5 | 6 | 7 | |
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備考 配字及び行数は、必要により、変更することができる。
