(趣旨)

第1条　この規程は、法令その他別に定めるものを除き、本組合における文書の取扱いに関し必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図るものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　事案の処理は、当該事案が軽微なものである場合を除き、全て文書によるものとする。

(総括管理)

第4条　文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄並びに文書管理システムの運用の事務については、文書の管理に関する事務を所管する管理市の課(以下「文書担当課」という。)の課長(以下「文書担当課長」という。)が総括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、この規程の定めるところにより、文書管理システムにおける文書の整理、保管その他その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任等の職務)

第7条　文書取扱主任は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(文書の種類)

第8条　文書は、一般文書、公示文書、議案書、専決処分書、令達文書、契約文書及び法規文書に区分する。

(文書処理の年度)

第9条　文書処理に関する年度区分は、一般文書、令達文書(訓令甲及び訓令乙(以下これらを「訓令」という。)を除く。)及び契約文書(第49条においてこれらを「年度管理文書」という。)にあっては4月1日から3月31日までとし、これら以外の文書にあっては1月1日から12月31日までとする。ただし、文書担当課長が認めたものにあってはこの限りでない。

(文書の記号及び番号)

第10条　作成した文書のうち、次に掲げるものについては記号及び年度(第2号から第4号までの文書については年)ごとに番号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第11条　文書の発信者名は、管理者名とし、その下に主管課名を括弧書きで記載するものとする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができる。

(宛て先)

第12条　文書の宛て先は、原則として職及び氏名を記載するものとする。

(文書の書き方)

第13条　文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の日付)

第14条　発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き、発送する日とする。

(到着文書の処理)

第15条　紙文書は、総務課で収受する。ただし、主管課へ直接送達された文書及びそれぞれの課のメールアドレスに送信された電子文書は、それぞれの課で収受することができる。

(収受文書の配布)

第16条　前条第1項本文の規定により収受した文書は、宛て先の課の文書棚に封のまま入れ、又はメールアドレスに転送するものとする。この場合において、配布先が判明しない紙文書については、開封し、宛て先の課を判定し、文書の余白又は封皮に組合受付印(様式第2号)を押した後、封皮を添付して宛て先の課の文書棚に入れるものとする。

(課で収受した文書の取扱い)

第17条　職員が出張先等で直接収受した文書又は課で直接収受した文書は、各課で収受の処理をするものとする。この場合において、配布先が分からない文書があるときは、直ちに総務課に回付するものとする。

(進達文書の処理)

第18条　進達文書は、主管課において課受付印(様式第3号)を押し、印影の外側に「経由」と表示しなければならない。

(電話又は口頭による文書の取扱い)

第19条　電話又は口頭により、照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを文書として取り扱うことを適当と認めるときは、必要な事項を記録し、処理しなければならない。

(返送文書の取扱い)

第20条　返送された文書は、第16条の規定に準じて処理するものとする。

(収受文書の即日配布)

第21条　第15条第1項本文の規定により収受した文書は、可能な限り当日中に配布するものとする。

(誤配文書の取扱い)

第22条　文書取扱主任は、第16条の規定により配布を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、各課相互に転送するものとする。

(収受文書の受付)

第23条　文書取扱主任は、次の方法により受け付けるべき文書(ポスター、パンフレット、私文書、挨拶状、簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものを除く。)を処理するよう課に所属する職員に指示しなければならない。

(受付文書の処理)

第24条　課長は、文書管理システムにより文書(前条第2項に規定する文書を除く。)の収受の状況を適宜確認し、必要に応じ、文書の収受及びその処理について文書取扱主任に指示しなければならない。

(一応供覧)

第25条　受付文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、「一応供覧」と表示し、その理由を付して、直ちに上司に供しなければならない。

(供覧)

第26条　受付文書のうち特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。

(起案)

第27条　文書の起案は、文書管理システムに必要事項を入力する方法によるものとする。

(電話による回答)

第28条　急を要する事案で、電話により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず、即時回答することができる。ただし、上司に報告する必要があると認められるものは、上司に報告しなければならない。

(特別取扱いの表示)

第29条　回議書には、必要に応じて、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める分類を文書管理システムに登録し、又は起案用紙に表示するものとする。

(回議)

第30条　回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。この場合において、第27条第1項の規定による起案(以下「電子決裁」という。)を行うときの回議の順序については、別に定める。

(合議)

第31条　回議書で、他の課に関係のあるもののうち課長等(駿遠学園管理組合専決規程第4条第3号に規定する課長等をいう。以下この章において同じ。)が専決をすることができるものは、主管の課長等の回議を経た後、関係の課長等の合議を経て、再度主管の課長等に回議する。

(同時合議)

第32条　紙決裁の合議において、緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議をする課が多い場合は、前条の規定にかかわらず、回議書の写しを配布し、又は関係の課長等の会議をもって合議することができる。

(合議をする文書の取扱い)

第33条　合議を受けたときは、その可否を決定し、直ちに回付しなければならない。この場合において、可否の決定に日時を要するときは、その理由を主管の課長等に通知しなければならない。

(合議をした事案が廃止となった場合等の処理)

第34条　合議をした事案について、決裁文書を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議をした関係の課長等に通知しなければならない。

(決裁)

第35条　決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第36条　駿遠学園管理組合専決規程第10条の規定により代決をしようとする者は、電子決裁の場合にあっては代決に必要な処理を行い、紙決裁にあっては回議書の決裁者欄に「代決」の表示をして押印しなければならない。

(決裁文書)

第37条　事案が決裁されたときは、当該決裁に係る起案が第27条第3項の規定による起案である場合を除き、文書管理システムに決裁の年月日を登録するものとする。

(施行)

第38条　事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続を取らなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(公印の押印)

第39条　次に掲げる文書を施行する場合は、公印を押印しなければならない。

(発送)

第40条　対外文書の発送は、主管課において文書管理システムに必要な事項を登録した上で、次に掲げる方法により行うものとする。

(発送の処理)

第41条　文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最少の経費で発送するように努めなければならない。

(文書の管理の原則)

第42条　文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。

(文書の保管単位)

第43条　文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、文書担当課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第44条　文書を系統的に分類し、及び整理するため、前条の保管単位ごとにファイル責任者を置く。

(保管用具等)

第45条　文書の整理及び保管に当たっては、電子文書にあっては文書管理システム、ファイルサーバ(島田市行政情報ネットワーク運用規程第2条第6号に規定するファイルサーバをいう。次条において同じ。)及び文書管理システム以外の情報処理システムを、紙文書にあっては3段キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。

(文書の保管及び整理)

第46条　職員は、執務中を除き、電子文書にあっては島田市行政情報ネットワーク運用規程第2条第1号に規定する配備パーソナルコンピュータ内部に、紙文書にあっては自己の手元に置いてはならない。

(ファイル基準表の作成)

第47条　課長は、文書を系統的に管理するため、次に掲げる事項を記載した文書目録(以下「ファイル基準表」という。)を作成しなければならない。

(文書の保存期間及び保存区分)

第48条　文書の保存期間は、特に定めのあるものを除き、30年、10年、5年、3年及び1年とし、その区分は、おおむね次のとおりとする。

(保存期間の起算)

第49条　文書の保存期間は、年度管理文書にあっては当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、年度管理文書以外の文書にあっては当該文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(紙文書等の保存)

第50条　課長は、課において保管する必要のなくなった紙文書等(紙文書及び第49条第3項第1号の記録媒体をいう。以下同じ。)で、引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継番号を記入し、保存しなければならない。

(保存文書の閲覧及び持ち出し)

第51条　前条の規定により保存した紙文書等(以下「保存文書」という。)の閲覧又は貸出しを受けようとする者は、保存文書閲覧(貸出)簿(様式第5号)に必要事項を記入しなければならない。

(保存期間の延長の手続)

第52条　課長は、保存期間が満了する保存文書の保存期間を延長する必要があると認めるときは、総務課長が指定する日までに保存期間延長願(様式第6号)を総務課長に提出しなければならない。

(保存期間が満了した文書の廃棄)

第53条　課長は、毎年4月末日までに、電子文書及び保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。

(文書廃棄上の注意)

第54条　課長は、廃棄しようとする文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断等の適当な方法を取らなければならない。

(書庫の管理)

第55条　書庫は、課長が管理する。

(印刷)

第56条　職員は、決裁文書の施行に当たり印刷を行うときは、用紙の節減を図るため必要最小限の印刷枚数とするよう努めなければならない。

(文書管理システムの障害等における電子文書の取扱い等)

第57条　文書管理システムが障害その他のやむを得ない理由により使用することができない場合(次項において「障害等」という。)は、電子文書は印刷し、紙文書の取扱いの例により処理するものとする。

(文書の取扱いの特例)

第58条　内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、課長が文書担当課長に協議して特例を定めることができる。

(その他)

第59条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。